Mehr Zeit, weniger Stress

„Melde mich später, bin gerade im Stress!“
Der Begriff „Stress“ ist in unserer modernen Welt ziemlich in Mode gekommen. Häufig wird er synonym dafür verwendet, dass wir gerade intensiv mit etwas beschäftigt sind und keine Zeit für etwas anderes haben. Das ist selbstverständlich Humbug. Haben wir wirklich Stress, zeigt unser Körper echte Stressreaktionen: Unsere Atmung ist beschleunigt, unser Puls, unser Blutdruck sind erhöht, wir beginnen zu schwitzen. Hormone wie Adrenalin, Noradrenalin und Cortisol werden ausgeschüttet, unser vegetatives Nervensystem ist in Alarmbereitschaft.

Das sind eigentlich ganz normale Reaktionen auf besondere Herausforderungen, wie sie bereits unsere Vorfahren, etwa bei einer Jagd oder in einem Kampf, zu meistern hatten. Der Energieschub, die nervöse Anspannung vor einem besonderen Ereignis ist normal. Problematisch wird es erst, wenn wir uns ständig überfordern und unter Druck fühlen, wenn eine Belastungssituation die nächste jagt und wir gar nicht mehr zur Ruhe kommen. Dauerhaft kann uns das krank machen: Die Medizin beschreibt u.a. Bluthochdruck, Magengeschwüre, eingeschränkte Leistungsfähigkeit, Diabetes und Tinnitus als Folgen dauerhafter Stresssituationen.

Fassen wir kurz zusammen: Stress ist eine normale menschliche Reaktion. Ab und an ist Stress ganz nützlich, weil er uns auf eine Aufgabe fokussiert, uns zu Höchstleistungen beflügelt. Wer sich jedoch unter Dauerdruck fühlt, sollte Wege aus der Stressfalle suchen und sein individuelles Stressprogramm entwickeln: Bewährt haben sich zum Beispiel Musik, Sport und Bewegung. Soziale Bindungen, also Menschen, die uns nahestehen, bei denen wir uns wohlfühlen. Um Verbesserungen einleiten zu können, ist es wichtig, außer den Ressourcen auch die größten Stressquellen zu identifizieren. Zugegeben: Nicht überall lässt sich ansetzen, manche Rahmenbedingungen sind kaum veränderbar. Oft aber entsteht Stress durch Fehler und Fehlplanung. Und hier lässt sich durchaus etwas zum Besseren bewegen.

Mehr Zeit, weniger Stress? Unsere Tipps:

Erstens: Achte auf deinen individuellen Biorhythmus!

Experten sind sich sicher: Unser Biorhythmus entscheidet über unsere Leistungsfähigkeit. Leider geht die „innere Uhr“ bei jedem ein wenig anders: Manch einer ist am frühen Morgen am produktivsten und fällt am Nachmittag in ein Effektivitätsloch, ein anderer benötigt morgens ein wenig Zeit, bis er sich warmgelaufen hat, wird im Tagesverlauf aber immer leistungsfähiger. Soweit es in deinem Berufsalltag möglich ist, solltest du deinen Arbeitstag darum nach deinem individuellen Biorhythmus ausrichten: Nachteulen sollten nicht um acht Uhr morgens schon eine wichtige Besprechung anberaumen und gut gelaunte Frühaufsteher sollten den ersten Schwung des Tages für ihre wichtigsten Projekte nutzen. Du kennst deinen eigenen Biorhythmus nicht genau? Dann beobachte dich doch mal über einige Wochen hinweg und protokolliere: Zu welcher Tageszeit kämpfst du am häufigsten mit Müdigkeit? Wann fühlst du dich am fittesten? Wann im Tagesverlauf gelingen dir geistige oder kreative Höhenflüge am ehesten? Soweit es möglich ist, solltest du deinen Arbeitstag an deinen Leistungs-Hochs und -Tiefs ausrichten.

Zweitens: Priorisiere deine Aufgaben!

Selbst an sehr anstrengenden Tagen kannst du für mehr Ruhe sorgen, indem du deine Aufgaben priorisierst. Dafür eignet sich zum Beispiel die sogenannte „Eisenhower-Methode“, die auf den amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeht und die ich in meinem Buch „Die magische Stunde“: „Selbstmanagement“ ausführlich beschreibe. Um Aufgaben möglichst effektiv zu bearbeiten, empfahl Eisenhower, die einzelnen Punkte auf der eigenen To-Do-Liste in eine Matrix einzutragen und dabei in „wichtig“ und „unwichtig“ sowie in „dringend“ und „nicht dringend“ aufzuteilen.

Wichtige und dringliche A-Aufgaben müssen mit Priorität erledigt werden. Wichtige, aber nicht dringliche B-Aufgaben werden terminiert. Dringliche, aber nicht so wichtige C-Aufgaben sollten delegiert werden, und weder wichtige noch dringliche Aufgaben wandern einfach in den Papierkorb. Ganz egal aber, welche Methode du auch anwendest: Wichtig ist, dass du entscheidest, welchen Aufgaben aus welchen Gründen du heute den Vorrang gibst!

Drittens: Bündle deine Aufgaben!

Erst ein Telefonat führen, dann weiter an einem wichtigen Konzept arbeiten und dann das nächste Telefongespräch? Oft ist es sinnvoll, gleichartige Arbeiten zu bündeln, um effizient zu sein. Je nach Biorhythmus lässt sich der Arbeitstag entsprechend einteilen: In Hoch-Zeiten kann en bloc kreativ gearbeitet werden, in Tiefphasen werden gesammelt Routinearbeiten erledigt, und auch für Telefonate gibt es ein spezielles Zeitfenster. Der Vorteil ist: Du musst dich nicht immer wieder neu auf eine Aufgabe einstellen und sparst dadurch Vorlaufzeit ein. Experten sind der Meinung, dass sich auf diese Weise täglich bis zu einer Stunde Arbeitszeit einsparen lässt.

Viertens: Zerlege große Aufgaben in kleine!

Meist sind es die großen Projekte, nicht die kleinen, die uns wirklich stressen. In Anbetracht des Berges, den es zu erklimmen gilt, werden wir ganz mutlos. Wir beginnen aufzuschieben, irgendwie setzt uns das Vorhaben unter Druck. Du hast eine große Aufgabe vor der Brust und weißt nicht, wie du diese meistern sollst? Fachleute empfehlen, jede große Aufgabe in viele kleine zu zerlegen. „Auch die längste Reise beginnt mit einem einzelnen Schritt", besagt ein altes chinesisches Sprichwort. Mach dir am besten einen Plan, wie du die gefühlt riesige Herausforderung Schritt für Schritt bewältigen kannst. Zerlegt in kleine Teile verliert das Projekt schnell seinen Schrecken. Ein weiterer Vorteil ist: Jeder erreichte Meilenstein verschafft dir ein kleines Erfolgserlebnis. Und du weißt ja: Nichts motiviert uns so sehr wie Erfolg!

Fünftens: Suche dir, wenn nötig, Unterstützung!

Nichts loslassen, nichts aus der Hand geben können. Oft stresst uns der eigene Anspruch, alles selbst erledigen zu müssen. Wie bereits im zweiten Tipp ausgeführt: Es gibt Aufgaben, die sich wunderbar delegieren lassen, die dringend, aber nicht wichtig sind. Nicht nur im Job, auch privat solltest du dir ruhig Unterstützung suchen. Du findest es furchtbar, Hemden zu bügeln? Es gibt Wäschereien, die darauf spezialisiert sind. Gartenarbeit nervt dich? Dann suche jemanden, der deinen Rasen mäht und dein Unkraut jätet. Das Geld, das du hier investierst, ist gut angelegt. Schließlich verschafft es dir zeitliche Freiräume, in denen du das tun kannst, was dir wirklich Spaß macht und dich entspannt. Das macht dich zufriedener und leistungsfähiger!

Sechstens: Verabschiede dich von generellem Perfektionismus!

Du willst immer alles perfekt machen? Es gibt durchaus Situationen, in denen ein hoher Anspruch an uns selbst uns zu besonderen Leistungen beflügelt. Schwierig wird es nur, wenn du bei allem, was du tust, Perfektion anpeilst. Perfektionisten stehen oft unter großer psychischer und körperlicher Anspannung, können schlecht abschalten und noch schlechter eigene Erfolge genießen. Damit stehst du dir leider oft selbst im Weg! Zoome deine eigenen Ansprüche ruhig mal runter: Die meisten deiner Kollegen und Mitmenschen werden den Unterschied zwischen gut und perfekt ohnehin kaum bemerken! Viel wichtiger ist deine eigene Zufriedenheit!

Siebtens: Schaffe dir Inseln für störungsfreies Arbeiten.

Ein großes Problem unserer Zeit ist, dass es uns immer weniger gelingt, für längere Zeit konzentriert an etwas zu arbeiten. Ständig lassen wir uns ablenken – von eingehenden E-Mails, SMS, WhatsApp oder anderen Nachrichten, die sich praktischerweise oft noch durch akustische Signale ankündigen. Ein kurzer Blick aufs Smartphone, ein Klick in Outlook, schon ist die Konzentration verloren, die Aufmerksamkeit perdu! Doch so lassen sich komplexe oder kreative Aufgaben kaum bewältigen, so kann kein Flow-Zustand entstehen.

Einschlägigen Studien zufolge kann sich der durchschnittliche Büroarbeiter nur elf Minuten am Stück einer Aufgabe widmen, bevor er unterbrochen wird. Und nach jeder Unterbrechung braucht er im Durchschnitt 25 Minuten, um wieder zu seiner ursprünglichen Tätigkeit zurückzukehren. Man muss kein Prophet sein, um zu erkennen, dass hier viel Effektivität verloren geht. Was also tun? Für wichtige, komplexe oder kreative Aufgaben, die längere Konzentration erfordern, solltest du dir deine Insel für störungsfreies Arbeiten schaffen. Schließe deine Tür und nimm keine Telefongespräche an. Schalte dein Handy lautlos und verbiete dir den Blick in den Posteingang. Wenn möglich und deiner Konzentration zuträglich, arbeite im Homeoffice. Wichtig ist, dass es auf deiner Insel nur deine Aufgabe und dich gibt … und vielleicht noch einen kleinen Snack und etwas zu trinken!

Achtens: Plane Pausen und Erholungsphasen ein!

Kein Leistungssportler käme je auf den Gedanken, das ganze Jahr durchzupowern und sich kaum Pausen zu gönnen. Aus gutem Grund: Top-Athleten wissen, dass auf Phasen besonderer Belastung Phasen der Regeneration folgen müssen – in körperlicher und in mentaler Hinsicht. Wer immer nur Vollgas gibt, erreicht dann, wenn es drauf ankommt, keine Höchstleistungen. Dieser Grundsatz gilt nicht nur im Leistungssport, sondern auch im Job. Auf Anspannung muss Entspannung folgen, auf Höchstleistung Regeneration. Wir brauchen regelmäßig Erholungspausen, um unsere Batterien wieder aufzuladen, sonst laufen wir auf Dauer leer. Richte deinen Arbeitstag, deine Arbeitswoche und dein Jahr nach diesem Prinzip aus!

Neuntens: Gehe abends offline!

Nur schnell nochmal die Mails abrufen? Wer immer erreichbar ist, kann nie ganz abschalten. Gönne dir abends etwas Abstand vom beruflichen Alltag. In der Regel geht die Welt nicht unter, wenn du für ein paar Stunden offline bist. Wer noch um 23 Uhr auf Mails des Chefs reagiert, tut sich nur bedingt einen Gefallen. Erstens: Der Chef wird sich ermuntert fühlen, es wieder zu tun. Zweitens: Du bist gedanklich wieder im Job statt zu Hause bei deiner Familie. Drittens: Es ist sinnvoller, Kraft für den nächsten Arbeitstag zu sammeln!

Zehntens: Gestalte deine Freizeit aktiv!

Nach den Ergebnissen der TK-Stressstudie kommen zwei von drei Befragten auf nicht einmal eine Stunde Alltagsbewegung täglich! Dabei sind sich Experten einig: Erhöhte Stresshormone im Blut lassen sich erfolgreich durch Bewegung reduzieren. Statt Bier und Couch sind Bewegung und soziale Kontakte weitaus effektivere Strategien beim Stressabbau. Durch Bewegung wird der Körper besser mit Sauerstoff versorgt, die Muskeln und die Nervenzellen werden beansprucht und stimuliert. Gut geeignet sind Ausdauersportarten wie Joggen oder Schwimmen, aber auch ein langer Spaziergang durch den Park kann dabei helfen, Stress zu bewältigen. Yoga und Entspannungsübungen können unterstützend wirken. Auch psychische Faktoren, so Fachleute, haben Einfluss auf den erfolgreichen Stressabbau: Dazu gehören eine optimistische Lebenseinstellung, ein höheres Selbstwertgefühl und soziale Bindungen. Untersuchungen haben gezeigt, dass sich in psychisch belastenden Situationen gute soziale Beziehungen stabilisierend auf unser Immunsystem auswirken.

Und sollte dir der Stress trotz dieser zehn Strategien einmal kurzfristig zu viel werden, so empfehlen wir unseren täglichen Anti-Stress-Begleiter, den Smiley-Ball.