Erfolgreich delegieren

Alles muss man selber machen!“ – Vielleicht hast du selbst schon einmal lamentiert, dass du niemandem guten Gewissens eine Aufgabe übertragen kannst, weil es außer dir ohnehin keiner richtig macht…

Fakt ist jedoch: Delegieren ist eine der wichtigsten Führungskompetenzen. Erst erfolgreiches Delegieren ermöglicht, dass Führungskräfte ihre Führungsaufgabe wahrnehmen können, sich auf das Wesentliche konzentrieren und ihre begrenzte Zeit nicht mit Mikromanagement verbringen. „Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren“, hat es der britische Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson einmal auf den Punkt gebracht.

Ganz klar: Delegieren hilft uns, effizienter zu arbeiten. Schließlich kann keiner alles gleichzeitig machen und überall zur selben Zeit sein. Obwohl Unternehmer und Führungskräfte sich dessen durchaus bewusst sind, tun sich viele schwer mit dem Loslassen. Denn nichts anderes bedeutet es schließlich, wenn wir einem Mitarbeiter eine Aufgabe oder ein Projekt übertragen: Wir geben diese Aufgabe, dieses Projekt aus den eigenen Händen. Und es ist vorher nicht immer absehbar, ob uns das Resultat zufriedenstellen wird.

Delegieren kann man lernen
Die gute Nachricht ist: Erfolgreich zu delegieren kann man lernen. Zunächst einmal sollte man sich jedoch von der eigenen Selbstüberschätzung verabschieden, alles selbst am besten bewältigen zu können. Mag sein, dass dies für den Moment gilt. Doch nur wenn wir Mitarbeitern die Chance geben, in eine Aufgabe hineinzuwachsen, werden sie uns letztlich Arbeit abnehmen.  

Und – auch das ist möglich – das Ergebnis durch eine neue Herangehensweise oder eine andere Perspektive vielleicht sogar verbessern können. Ganz zu schweigen von unserem Minus an Stress und unserem Plus an Zeit fürs Wesentliche!

Du tust dich schwer damit, Verantwortung abzugeben? Du hast Angst, dabei die Kontrolle zu verlieren? Gleichzeitig fühlst du dich gestresst, weil du das Gefühl hast, alles immer selbst erledigen zu müssen? Vielleicht können wir dir mit unseren Tipps rund ums erfolgreiche Delegieren weiterhelfen:

Aufgaben analysieren
Verschaffe dir einen genauen Überblick über alle aktuellen Projekte und Aufgaben. Priorisiere! Frage dich, welche Aufgaben tatsächlich nur du erledigen kannst und welche du kurz- und mittelfristig aus der Hand geben kannst und musst. Gehe dabei nach dem Prinzip von John D. Rockefeller vor, das besagt, „dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anderes für einen erledigen kann.“

Mitarbeiter auswählen
Nimm die Aufgabe in den Blick, die du delegieren willst, und überlege, welcher Mitarbeiter in deinem Team grundsätzlich die Fähigkeiten hat, diese zu stemmen. Denke dabei nicht zwangsweise in Hierarchien oder alten Strukturen. Deine Idealbesetzung ist aktuell mit vielen anderen Aufgaben betraut? Dann setze durch Umverteilung eben Kapazitäten frei!

Aufgabe übertragen
Delegiere Aufgaben nicht zwischen Tür und Angel. Schreibe auch keine Mail. Nimm dir Zeit, den Kollegen persönlich zu briefen. Es sollte nicht dein Ziel sein, Arbeit wegzuschaffen oder einem Mitarbeiter noch mehr Arbeit aufzuladen, als er ohnehin schon hat. Du suchst eine Idealbesetzung für eine Aufgabe und hast dabei an ihn gedacht! Nutze die Gelegenheit, um dem Mitarbeiter zu vermitteln, dass du seine Fähigkeiten erkennst, ihm vertraust und du seine persönliche Weiterentwicklung unterstützen möchtest.

Schritt für Schritt vorgehen
Es gibt verschiedene Arten zu delegieren. Du kannst einem Mitarbeiter haarklein vorgeben, was er zu tun und was er zu lassen hat, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Du kannst ihm aber auch Freiraum für eigene Entscheidungen lassen. Wenn es sich nicht um einmalige Aufgaben handelt, bietet es sich an, in mehreren Schritten vorzugehen. Zu Beginn wird der Mitarbeiter präzise Anweisungen benötigen. Je mehr eigene Erfahrungen er macht, desto mehr Spielraum kannst du ihm lassen. Dabei können auch die Zeiträume, in denen du seine Arbeit kontrollierst, immer länger werden.

Einarbeitung ermöglichen
Das Delegieren von Aufgaben sollte nicht spontan und impulsgesteuert erfolgen. Du solltest dem Mitarbeiter Zeit und Möglichkeit geben, sich in komplexere Aufgabenstellungen einzuarbeiten. Formuliere nicht nur die Aufgabe, erläutere auch, in welchem Zusammenhang die Aufgabe steht, welche Ziele du damit verfolgst und was konkret du von ihm erwartest. Gib ihm wichtige Informationen mit auf den Weg und die Zeit selbst zu recherchieren, wo notwendig.

Transparenz schaffen
Dein Team arbeitet für gemeinsame Ziele. Ebenso transparent wie die Ziele sollte auch die Aufgabenverteilung sein. Überträgst du einem Mitarbeiter ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Aufgabe, sollten die anderen Teammitglieder darüber informiert werden. Damit vermeidest du letztlich auch Mauscheleien und Missverständnisse.

Feedback geben
Gib dem Mitarbeiter Entscheidungsbefugnis, lass dich aber regelmäßig über den Stand der Dinge informieren – am besten in kurzen, persönlichen Gesprächen. So behältst du den Überblick und kannst dem Mitarbeiter direktes Feedback geben. Und letztlich auch die Sicherheit, dass er bei Problemen mit deiner Unterstützung rechnen kann!

Unterstützen und durchhalten
Du glaubst, es dauert zu lange, eine komplexe Aufgabe zu erklären? Du glaubst, dass letztlich nur du die Aufgabe lösen kannst? Du denkst, das Ergebnis wird schlechter, wenn du etwas nicht selbst bearbeitest. Mag sein, dass du am Anfang zusätzlich Zeit investieren musst, Fehler passieren und die Ergebnisse nicht denen entsprechen, die du selbst erreichen könntest. Halte durch, denn die Erfahrung lehrt: Es ist in der Regel nur eine Frage der Zeit, bis dein Mitarbeiter zu gleichen, wenn nicht besseren Ergebnissen kommt.

Anders heißt nicht schlechter
Eine Aufgabe aus den Händen zu geben, kann auch heißen, eine andere Herangehensweise zuzulassen. Hat sich der Mitarbeiter eine Weile eingearbeitet und intensiv mit einer Aufgabe beschäftigt, solltest du zum Beispiel auch akzeptieren, wenn er Prozesse verändert. Wenn dein Mitarbeiter etwas anders macht als du, bedeutet das ja noch nicht, dass er es schlechter macht. Eine Erkenntnis, die gerade Chefs, die ein Unternehmen selbst aufgebaut haben, oft schwerfällt.

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